Politique générale de protection des données à caractère personnel de preveno

Le respect de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel constitue un facteur de confiance, valeur à laquelle tient particulièrement PREVENO, en s’attachant au respect des libertés et droits fondamentaux de chacun.

La présente politique de protection des données à caractère personnel témoigne des engagements mis en œuvre par PREVENO et de l’ensemble de ses collaborateurs dans le cadre de ses activités quotidiennes pour une utilisation responsable des données personnelles. Cette politique est susceptible d’être mise à jour pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, et tout changement dans l’organisation de PREVENO ou dans les offres et services proposés. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site internet afin de prendre connaissance de sa dernière version en vigueur.

Afin de préserver la vie privée et la protection des données à caractère personnel de tous, PREVENO a désigné un Délégué à la Protection des Données/Data Protection Officer (DPD/DPO).

Le DPO est un gage de confiance, spécialisé dans la protection des données personnelles. Il est chargé de veiller à la préservation de la vie privée et à la bonne application des règles de protection des données personnelles. Il est l’interlocuteur privilégié de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et de toutes personnes concernées par une collecte ou un traitement de données à caractère personnel.

Pour contacter le DPO : écrire à l’adresse suivante dpo@preveno.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : PREVENO – A l’attention du DPO -1 avenue de l’Europe, 59880 SAINT SAULVE.

Le DPO tient le registre des activités de traitements de PREVENO qu’il met, le cas échéant, à la disposition de la CNIL.

PREVENO est le responsable des traitements de données mis en œuvre, pour les finalités et dans les conditions définies par la présente Politique de protection des données à caractère personnel.

PREVENO est une association déclarée, régie par la loi du 1^er juillet 1901. Son siège social est situé à l’adresse suivante :  PREVENO – A l’attention du DPO -1 avenue de l’Europe, 59880 SAINT SAULVE.

Elle est identifiée au SIREN sous le numéro : 783862238.

Le traitement de vos données à caractère personnel est soumis au respect du règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, dit « RGPD », et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018.

Les données personnelles collectées sont nécessaires à l’accomplissement des missions de PREVENO prévues à l’article L.4622-2 du Code du travail qui dispose « Les services de santé au travail ont pour mission exclusive d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail. A cette fin, ils :

1° Conduisent les actions de santé au travail, dans le but de préserver la santé physique et mentale des travailleurs tout au long de leur parcours professionnel ;

2° Conseillent les employeurs, les travailleurs et leurs représentants sur les dispositions et mesures nécessaires afin d’éviter ou de diminuer les risques professionnels, d’améliorer les conditions de travail, de prévenir la consommation d’alcool et de drogue sur le lieu de travail, de prévenir le harcèlement sexuel ou moral, de prévenir ou de réduire les effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L. 4161-1 et la désinsertion professionnelle et de contribuer au maintien dans l’emploi des travailleurs ;

3° Assurent la surveillance de l’état de santé des travailleurs en fonction des risques concernant leur santé au travail et leur sécurité et celle des tiers, des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L. 4161-1 et de leur âge ;

4° Participent au suivi et contribuent à la traçabilité des expositions professionnelles et à la veille sanitaire. »

Le traitement de données mis en œuvre est placé sous la responsabilité du service de prévention et de santé au travail pour le respect des obligations légales auxquelles il est soumis, conformément au c du 1 de l’article 6 du RGPD.

Lorsqu’un consentement est nécessaire pour la mise en œuvre d’un traitement, nous procédons à l’information des personnes concernées et demandons leur consentement. Cette base légale est notamment applicable à la téléconsultation.

Nous collectons et utilisons uniquement les données personnelles qui sont nécessaires à notre activité.

Les données que nous traitons sont en principe recueillies directement auprès des salariés suivis.

Toutefois, certaines données des salariés dont PREVENO doit assurer la prise en charge peuvent être recueillies de manière indirecte auprès de leurs employeurs adhérents de PREVENO : données d’informations administratives et/ou données relatives à leur situation professionnelle.

Les différentes catégories de données que nous sommes amenés à traiter sont :

• les informations administratives et de contact (nom, nom de naissance, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, email professionnel et/ou personnel) ;
• les informations relatives à la situation personnelle et familiale (situation de famille, nombre d’enfants, situation maritale) ;
• les informations relatives à la formation, à l’emploi et au poste de travail (diplômes, niveau d’étude, emploi, nom de l’employeur, type de contrat de travail, date d’entrée dans l’entreprise adhérente, code Profession et Catégorie Socioprofessionnelle, conditions de travail, risques professionnels) ;
• les données d’identification et d’authentification lors de l’utilisation des services en ligne proposés par PREVENO ;
• L’Identifiant National de Santé INS.

Dans le cadre de la tenue du Dossier Médical de Santé au Travail (DMST), PREVENO est amenée à collecter des données sensibles :

• informations médicales en application de la législation en vigueur ;
• informations sociales qui permettent une prise en charge globale du patient (évènements et faits marquants, relations socio-familiales significatives, etc).

PREVENO ne collecte pas de données à caractère personnel qui révèlent la prétendue origine raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale d’une personne.

Le détail des informations figurant dans le DMST est précisé à l’article R 4624-45-4 du code du travail.

En dehors de ses actions de santé au travail et de prévention, PREVENO peut être amenée à collecter les informations suivantes :

• les données nécessaires à l’abonnement à notre newsletter ;
• l’adresse de messagerie électronique personnelle du salarié suivi pour confirmer un rendez-vous avec PREVENO ;
• les données nécessaires à vos demandes de contact.

Les données personnelles sont collectées pour des objectifs précis (finalités), portés à la connaissance des personnes concernées. Ces données ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.

Les données personnelles collectées sont strictement nécessaires à l’objectif poursuivi par la collecte. PREVENO s’attache à minimiser les données collectées, à les tenir exactes et à jour en facilitant les droits des personnes concernées.

Afin d’accomplir les finalités précitées, les données personnelles sont accessibles uniquement :

-au sein de PREVENO, au personnel dûment habilité selon la finalité du traitement poursuivi ;

-aux professionnels de santé de PREVENO en charge du dossier médical en santé au travail (DMST). Sauf en cas d’opposition de votre part, votre DMST est accessible au médecin du travail ainsi qu’aux professionnels de santé placés sous son autorité. Vous pouvez également vous opposer au transfert de votre DMST en cas de changement de médecin du travail ou de Service de Prévention et de Santé Interentreprises (SPSTI).

-aux Groupes d’Alerte en Santé au Travail (GAST), en charge d’organiser la réponse aux signalements d’évènements sanitaires inhabituels survenant en milieu professionnel ;

-au médecin inspecteur du travail ;

-à nos prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte ;

-aux administrations, organismes publics, autorités judiciaires sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

L’adhérent peut également recevoir communication de certaines d’informations dans le respect du secret médical. Ainsi, il obtient communication des avis et propositions de mesures individuelles d’aménagement des conditions de travail que PREVENO émet consécutivement à l’évaluation de l’état de santé du travailleur telles que les avis d’aptitude ou d’inaptitude, les mesures individuelles d’aménagement d’un poste. En revanche, il ne peut pas accéder aux éléments médicaux présents dans le dossier médical justifiant les avis et propositions formulés par PREVENO.

Enfin, les données personnelles qui figurent dans les dossiers entreprises sont utilisées exclusivement par les collaborateurs dont la fonction le nécessite.

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée limitée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités de collecte. Les délais de conservation des données sont portés à la connaissance des personnes, et varient selon la nature des données, la finalité des traitements, ou les exigences légales ou réglementaires.

Le dossier médical de santé au travail est conservé pendant au moins 50 ans après la fin de la période d’exposition à des risques professionnels.

Des mesures de protection des systèmes d’information sont mises en œuvre, adaptées à la nature des données traitées et aux activités de PREVENO.

Des mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées sont prévues pour garantir la confidentialité des données, et notamment éviter tout accès non autorisé.

PREVENO a élaboré une procédure de notification à la CNIL et/ou aux personnes concernées d’une violation de données à caractère personnel.

PREVENO exige également de tout sous-traitant qu’il présente des garanties appropriées pour assurer la sécurité, la protection et la confidentialité des données personnelles. Cette exigence passe par la mise en place de contrats, qui incluent pour le sous-traitant l’obligation de respecter le contenu du Règlement Européen sur la protection des données (RGPD). Ces contrats prévoient la réalisation, le cas échéant, de contrôles et d’audits.

PREVENO ne transfère pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne.

Les données de santé  traitées par PREVENO sont hébergées en France chez un hébergeur certifié HDS (Hébergement des Données de Santé).

Conformément au règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données (RGPD), et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, vous disposez de différents droits, à savoir :

• droit d’accès aux données personnelles vous concernant et que nous traitons ;
• droit de demander l’effacement des données personnelles vous concernant, que nous conservons, sauf dérogation légale au droit d’effacement ;
• droit de faire rectifier les données personnelles inexactes vous concernant et/ou de faire compléter les données personnelles incomplètes ;
• droit de demander la limitation du traitement des données personnelles vous concernant à ce qui est strictement nécessaire ;
• droit à la portabilité des données personnelles dans un format standard accessible à vous ou à un tiers désigné par vous ;
• droit d’opposition au traitement des données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière, sauf si des motifs légitimes et impérieux pour le traitement prévalent sur vos intérêts et droits et libertés;
• droit de définir des directives relatives au traitement des données personnelles après votre décès.

L’ensemble de ces droits peut être exercé auprès du Délégué à la protection des données par courrier électronique à l’adresse suivante dpo@preveno.fr  ou par courrier postal à l’adresse suivante : PREVENO – A l’attention du DPO -1 avenue de l’Europe, 59880 SAINT SAULVE. En cas de doute raisonnable, un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi.

En cas de réponse que vous estimeriez insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes), autorité de contrôle compétente en France, à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

La présente politique générale de protection des données personnelles a été mise à jour le 26 avril 2024.